Siempre existe una forma de hacer mejor
las cosas, indiscutiblemente, por más pequeña que sea esa aportación y en el
caso de los proyectos en empresas grandes o pequeñas, no existe esa excepción.
En la actualidad las grandes empresas
colombianas Ecopetrol, el Grupo Aval, Carvajal, etc. y multinacionales
prestigiosas HP, Deloitte, Unisys, Siemens, KPMG, etc. han adoptado las Mejores
Prácticas Internacionales como las del Project
Management Institute® – “PMI®” para gestionar sus proyectos e inclusive las
han adaptado y personalizado al interior de ellas, generando su propia
Metodología de Gerencia de Proyectos.
Una forma simple de explicar lo que
significa una MdGP – Metodología de
Gerencia de Proyectos podría ser, entre otras, una forma gradual y ordenada
de llevar a cabo los proyectos, que es adicionalmente concebida y diseñada o
ajustada al contexto empresarial para generar valor al interior y para con los
clientes. Se genera valor porque, al concebir una MdGP se logra entre otros, sermás
eficientes en:
·
las fechas y los
recursos acordados,
·
alinear las metas
del negocio y metas de los proyectos administrando integralmente el portafolio
de proyectos de la Pyme,
·
tener un estándar
personalizado a la Pyme para gestionar los proyectos, incrementandola calidad
del proyecto y gestionando adecuadamente sus riesgos,
·
centralizar el
control de los proyectos, para poder monitorear su alcance, cronograma, presupuesto,
teniendo una información consolidada de los proyectos para la Alta Gerencia,
·
evaluar los
proyectos, posterior a su implementación (que en el medio no es una costumbre
frecuente, pero que si se hace juiciosamente, se convierte en las valiosasLecciones Aprendidas de incalculable
valor para la Pyme).
Solo
pensar en que al menos uno de los anteriores puntos se logre, estaríamos
“haciendo mejor las cosas” y por ende
los resultados de implementar una MdGP se ven reflejados en el corto plazo por
medio de:
·
un aumento en los
ingresos y en la reducción de los costos de los proyectos
·
un aumento en la
satisfacción de nosotros la Pyme y sus ejecutores, como también el cliente de
la Pyme
·
aprendizaje en el
tiempo tras cada proyecto bien o mal terminado (en relación con evaluar los proyectos posterior a su
implementación) para llevar poco a poco a la Pyme a madurar en este ámbito.
Un
poco sobre el Estándar del PMI® antes de entrar en materia con la MdGP
El estándar del PMI® – el PMBoK® ver4. (Project Management Book of Knowledge®),
clasifica el ciclo de vida de gestión de proyectos en 5 “tiempos”, Iniciación –Planeación –Ejecución–Monitoreo&Control-Cierre,
que están muy alineados con el modelo Deming (Planear-Hacer-Chequear-Actuar), a
mi forma de ver una forma muy intuitiva de realizar las cosas.
El PMI®, ha definido en su estándar del PMBoK®,
unos campos de acción que se deben contemplar en todo proyecto que han llamado
las 9 áreas de conocimiento y son la Gestión de la(s)/del(os):Integración, Alcance, Tiempo, Costo,
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones.
Adicionalmente para cada área de
conocimiento el estándar define procesos y cada proceso está articulado por
medio deEntradas, Técnicas y Herramientas
y Salidas.
·
Entradas
(documentos, planes, diseños, etc.): ¿Qué se tiene para realizar el proceso?
·
Herramientas y
Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas): ¿Cómo lo vamos a
procesar/llevar a cabo?
·
Salidas
(documentos, productos, etc.): El resultado (éste en muchos casos es entrada de
otros procesos).
Tomemos como ejemplo,la Gestión de
Riesgos:La gestión del Riesgo del
Proyecto, describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y
control de los riesgos para el proyecto, a saber:
·
Planificar la
Gestión de Riesgos
·
Identificar los Riesgos
·
Realizar Análisis
Cualitativo de Riesgos
·
Realizar Análisis
Cuantitativo de Riesgos
·
Planificar la
Respuesta a los Riesgos
·
Dar seguimiento y
Controlar los Riesgos
Y a manera de ejemplo explicativo,
algunas Entradas, Técnicas y Herramienta y Salidas del proceso de Identificar los Riesgos podrían ser:
·
Entradas:
Plan de la gestión de riegos, Estimación de costos de las actividades,
Estimación de la duración de las actividades, etc.
·
Herramientas y
Técnicas: Técnicas de recopilación de información, Análisis de supuestos, Análisis DAFO, Juicio
de expertos.
·
Salidas:Registro
de riesgos(única salida).
La idea de este artículo no es entrar en
detalle con el estándar del PMI®, ni con sus grupos de proceso, áreas de
conocimiento, procesos, etc. pues para ello ya existe mucha información en la
WEB que el lector puede revisar o consultar directamente en el sitio web del
PMI, sino mostrar un enfoque de una MdGP aplicado a Pymes, desde la perspectiva
global de estas mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.
La
hora de implementar la MdGP
Es importante mencionar, a la hora de
implementar una MdGP, que esta labor implica 3 aspectos fundamentales que
conllevan a un trabajo entre la Pyme y un experto; el primero de ellos es la
revisión de cómo la Pyme está haciendo actualmente sus proyectos, el segundo es
hacer el “match” (intersección) de esos resultados con las mejores prácticas y
el tercero es diseñar e implementar lo que se quiere lograr.
Pensemos ahora en un proyecto de nuestra
Pyme y revisemos si cada una de las áreas de conocimiento, aplicarían.
Posiblemente nos encontraremos con que a éstas las “tenemos en cuenta” en los
proyectos, pero tal vez varias de ellas las contemplamos como una sola con otro
nombre, o algunas no se tengan en cuenta, lo cual no significa que algo se esté
haciendo incorrectamente. Lo que
si
significa es,
como este estándar “implícitamente” y de
cierta medida lo usamos en nuestro día a día de proyectos, pero también nuestra
conclusión debe llevarnos a ser honestos y poder decir,
nos hacen falta puntos muy
importantes que podríamos estar haciendo en nuestros proyectos.
Una aproximación al desarrollo de una
Metodología de Gerencia de Proyectos para Pymes con cierto grado de influencia
del estándar internacional, podría estar enmarcadadesde los siguientes conceptos:
·
Defina e inicie
su Proyecto (DeI), Planee y
Estructure su Proyecto (PyE),
Emprenda y Chequee/Verifique su Proyecto (EyV)
y Finalice su Proyecto (F)1.
·
La forma en que
lo podemos hacer es integrando el estándar del PMBoK®a la MdGP por medio desus
Entradas - ¿Qué se tiene?y Salidas -
El resultado:
…Entonces
vamos al grano
Defina
e inicie su Proyecto (DeI)
¿Qué se tiene?
· Defina el
Proyecto: ¿Qué se entiende por el proyecto (Presupuesto, Cronograma, Alcance,
Calidad, Riesgos, Recursos y cómo vamos a dejar satisfechos al cliente)? Lo
anterior se hace sin un alto grado de detalle.
· Seleccione la
persona encargada del proyecto.
· ¿Qué nos sirve,
dentro de lo que tenemos en la empresa y lo que tiene el cliente (políticas,
procedimientos, metodologías, etc.)?
· ¿Quiénes son las personas
que intervienen?
El
resultado:
·
Un documento de
inicio del proyecto con los anteriores puntos y dónde se declare que el
proyecto está aprobado.
Planee
y Estructure su Proyecto (PyE):
Planificar y Estructurar, es la respuesta a ¿Cómo lo vamos a hacer, cómo vamos a trabajar
para lograr los objetivos y el alcance del proyecto, terminando especialmente
dentro del cronograma pactado y el presupuesto aprobado? Realmente dedicar
tiempo a este paso, es ahorrar tiempo en emprender/ejecutar el proyecto y finalizarlo
adecuadamente.
¿Qué se tiene?
· Lista de los
requerimientos.
· Realice un
documento con el trabajo a realizar: Subdivida el trabajo, en paquetes de
trabajo y éstos en actividades.
· Asigne un
responsable (si el equipo lo compones más de 1 persona) por paquete(s) de
trabajo y defina el presupuesto y el tiempo para realizarlo (implica revisar
los recursos para ambas tareas), la calidad y sus posibles riesgos.
· Definala
estructura de comunicaciones dentro del proyecto (cliente y ejecutores del
proyecto), especialmente del cómo se van a realizar los cambios en el proyecto.
El
resultado:
· Un documento del
CÓMO se trabajará en el proyecto y cómo lo vamos a realizar en cuanto a Alcance
(lo que se quiere por medio del trabajo a realizar), Costo (Presupuesto definitivo),
Cronograma Definitivo, Calidad deseada, Riesgos (posibles riegos y su forma de
“prevenirlos” o “atacarlos”) y la forma deseada de comunicaciones entre los
involucrados del proyecto.
Emprenda
y Chequee/Verifique su Proyecto (EyV)
¿Qué se tiene?
· El documento
anterior del CÓMO.
· Resultados
correspondientes a realizar cada parte del CÓMO, que implicarán un
Chequeo/Verificación del resultado.
· Después de
obtener resultados por paquete de trabajo(s), un reporte de cómo está nuestro
proyecto en cuanto a Presupuesto (¿estamos con sobre costos?) y Cronograma
(¿vamos atrasados?).
· Una solicitud de
cambio debido a una mejora, a un error, a un defecto.
El
resultado:
·
Información sobre
el desempeño del proyecto (generalmente presentada en reuniones de avance).
·
Realización total
o parcial (hasta el momento en tiempo del Chequeo del proyecto) de los Entregables
del proyecto.
·
Mejoras al
proyecto (revisando que éstas no estén cambiando el alcance del proyecto), que
permiten ser proactivos de acuerdo al estado en general del proyecto, con el
fin de evitar la reactividad que generalmente implica retrasos.
Finalice
su Proyecto (F)
¿Qué se tiene?
·
Los entregables o
paquetes de trabajo completados.
·
La documentación
que se haya generado o modificado en la anterior etapa.
El
resultado:
· Recibir y aprobar todos los entregables del proyecto
entre ambas partes, a través de una reunión formal que genera un acta de
aceptación en total conformidad del proyecto.
· Información sobre
la variación de lo real vs. lo planificado.
No olvide
A la hora de realizar proyectos las mejores prácticas
internacionales, son un punto de referencia que toda empresa de cualquier
índole debería tomar en cuenta.
Toda empresa involucrada en proyectos al interior de la misma
o hacia sus clientes, debe pensar que puede realizarlos de una manera más
eficiente (beneficios mencionados al principio) y una de las herramientas más
contundentes en proyectos - la MdGP, no es solo para quien gestiona el proyecto
(líderes, gerentes, supervisor, etc.), sino para todo el equipo de trabajo, la
empresa misma y sus clientes.
Y recuerde que los beneficios de una MdGP son apreciables,
desde el primer momento de la implementación de ésta a un proyecto de la
empresa.
Articulo publicado en Revista GerentePyme
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