Transformando las restricciones de sus proyectos en valor

Transformando las restricciones de sus proyectos en valor

Como cualquier empresa e iniciativa llevada a cabo por nosotros “seres humanos”, todos los proyectos sin excepción necesitan ser realizados y entregados bajo ciertas restricciones.

Inclusive hasta el más pequeño, como puede ser hacer una fiesta a los hijos, tiene restricciones, como por ejemplo la fecha misma de la fiesta – que es el día del cumpleaños u otro muy cercano al mismo, no otro día, el lugar donde se quiere llevar a cabo, tal vez no esté disponible el salón comunal para esa fecha y se tenga que pensar en otro espacio; en fin, a pesar de ser un proyecto “chico”, como ven tiene sus restricciones.

Tradicionalmente, estas restricciones han sido catalogadas como restricciones de "alcance" - lo que se quiere lograr con el trabajo que se debe realizar,  "tiempo" – el cronograma con el que se cuenta para desarrollar el proyecto y el "costo" – el presupuesto con el que contamos para terminar con éxito el proyecto.

Si éstos 3 aspectos críticos del proyecto se manejan adecuadamente, el resultado será:

1. Una utilización eficaz de los recursos del proyecto.

2. Una reducción del costo de oportunidad.

3. Una entrega rápida y eficaz de los resultados.

4. Una salida de alta calidad generando satisfacción en el cliente.

Todos los puntos anteriormente mencionados, afectan directamente nuestra relación con los clientes y si se administran adecuadamente nos ayudarán a entregarle un valor óptimo. Podemos decir entonces en pocas palabras, que el valor del proyecto es el valor que se le entrega al cliente.

Si miramos más allá, las empresas de proyectos que han construido su reputación, lo han logrado por medio de la capacidad que tienen de realizar de forma eficaz sus proyectos. La contraparte es muy simple, muchas organizaciones no han podido administrar eficazmente sus proyectos, porque no han podido gestionar eficazmente sus restricciones.

Tenemos que ver si nuestras Pymes tienen alguna de las siguientes características, que nos pueden indicar que los proyectos tienen problemas a nivel de restricciones. Los siguientes pueden considerarse disparadores o gatillos:

• Nos hemos pasado del presupuesto inicial.

• Brecha en tiempo existente en el plazo acordado para el proyecto.

• El producto final entregado con discrepancia para con los requisitos del cliente.

• Los procesos usados no son estándar y por ende tienden a ser ineficaces.

• Tenemos procesos reactivos en vez de proactivos en nuestra gestión de proyectos.

El tener buenas habilidades de gestión de proyectos no significa que usted no vaya a tener ningún problema o riesgo. El valor de una buena gestión de proyectos es contar con procesos estandarizados en sus proyectos o labores/tareas, para hacer frente a todas las contingencias, lo que puede derivarse en:

1. Una gestión eficaz del tiempo.

2. Una gestión de los costos más efectiva.

3. Una mejor planificación.

4. Un ahorro de los costos mediante una gestión proactiva de alcance o el trabajo a realizar.

5. Una gestión proactiva de los riesgos.

6. Una mejor calidad de producto a entregar.

7. Y una toma de decisiones efectiva.

Para todo lo anterior se necesita tiempo, esfuerzo y dinero. Como dice una propaganda del mercado, “las cosas buenas toman tiempo…” y generar valor óptimo a un cliente es uno de los temas a revisar en nuestras compañías.

Por Ralf Bühl - PMstudy