“Listo señor, revisaremos el tema de
riesgos del proyecto y mañana le tendremos un documento”. Al día siguiente, me
encuentro con un listado de riesgos y alguno que otro está medio explicado,
algunos clasificados y otros priorizados y muy pocos con algo de cómo “tratarlos” – mitigarlos. Ojo,
“…cualquier parecido con la realidad es pura
coincidencia…”, pero tristemente es lo que suele
suceder.
Por
eso mi recomendación muy al inicio
del proyecto es, la de alinear a todo el
equipo de trabajo respecto a áreas de
competencia en gerencia de proyectos o como el PMI (“Project Management
Institute”) las llama en su Estándar de Gerencia de Proyectos, las áreas
de conocimiento.
Cuando hablamos de alinear es lograr
que todos hablemos el mismo idioma, es lograr entender qué camino seguir
respecto al punto en el que se encuentre el proyecto, por lo que un curso
básico en gerencia de proyectos basado en el estándar del PMI, es lo mínimo que
toda organización que realiza proyectos al interior o de cara a los clientes,
debería garantizar.
Retomando la situación y el tema
ejemplo del comienzo del artículo, una de las áreas de conocimiento del Estándar Internacional de Gerencia de
Proyectos es la de Gestión de Riesgos
que suele mostrarnos (para esta área de conocimiento en particular) un paso a
paso de lo que debemos realizar en cuanto a Riesgos, modelado para las MiPymes.
Y
QUÉ NOS DICE ENTONCES EL ESTÁNDAR…
1 Planee la
Gestión de Riesgos: genere un documento que explique cómo serán abordadas
y planeadas las actividades de riesgos, respondiendo (entre algunas) preguntas las
siguientes:
a. ¿Qué
criterios vamos a tener en cuenta para la identificación de riesgos y cómo los
vamos a clasificar?
b. ¿Quiénes son
las personas y sus roles y responsabilidades en la gestión de riesgos?
c. ¿Cada cuánto nos reuniremos para revisión de los
riesgos?
d. ¿Tengo un
presupuesto para riesgos? ¿Cómo lo debo usar?
2 Identifique los Riesgos: reúnase con
su equipo de trabajo en el momento en el que están planeando las actividades
del proyecto y estén revisando sus costos y obtengan un listado de los riesgos
potenciales. Use si es posible un proyecto anterior similar que le permita
corroborar (como una especie de “check list”) los riesgos de ese proyecto
frente al suyo. Pregunte a expertos sobre riesgos potenciales. Clasifique los
riesgos hallados (técnicos, financieros, operativos, otras áreas). Genere una
tabla con los riesgos que acaba de identificar.
3 Haga un Análisis Cualitativo: para este
análisis usted realizará una clasificación de sus riesgos por medio de la
herramienta P x I:
a. Darles una Probabilidad (P) de ocurrencia (muy
alta probabilidad de que ocurra es 5, alta es 4, media es 3, baja es 2 y muy
baja es 1).
b. Darles un
valor por el Impacto (I) que
generaría si ocurre (muy alto impacto es 5 y muy bajo es 1).
c. Con el análisis anterior, genere una columna más en la
tabla, que muestre el valor resultante la
multiplicación de la Probabilidad por el Impacto - PxI. Revise el resultado
y priorice los riesgos de mayor a menor.
4 Planifique la respuesta: en este paso
usted debe realizar una breve explicación de cuáles van a ser las acciones que
realizará para que el riesgo no ocurra o cómo reducirá sus efectos, si éste llegado el caso ocurre.
5 Monitoree y controle: en este paso
usted deberá estar atento por medio de su cronograma, a los riesgos que pueden
surgir en ese momento dado de su proyecto y a generar las debidas acciones
(paso 4) para con ese riesgo. Si algún riesgo ya ocurrió y aplicó de hecho las
acciones de respuesta, siga monitoreándolo y continúe con el control de los restantes.
Revisando el paso a paso que solemos
aplicar a proyectos en MiPymes, usted se dará cuenta que no es complicado, que
le dará más seguridad a su proyecto y a sus integrantes, inclusive, me
atrevería a decir que lo complicado aquí es volverse juicioso en la realización
de estos pasos en todos nuestros
proyectos.
Por Ralf Bühl, PMP
